Virtuelle Datenräume haben sich zu einem wichtigen Werkzeug für Unternehmen entwickelt, die vertrauliche Dokumente strukturiert bereitstellen und mit ausgewählten Personen austauschen möchten. Besonders bei Due-Diligence-Prüfungen, Unternehmenskäufen und -verkäufen, Immobilientransaktionen, Finanzierungen oder anderen sensiblen Projekten reicht eine klassische Dateiablage häufig nicht aus.
Gefragt sind vielmehr Lösungen, mit denen Unternehmen genau steuern können, wer welche Informationen sehen, herunterladen oder bearbeiten darf – und mit denen sich Aktivitäten im Datenraum nachvollziehen lassen.
Entsprechend groß ist inzwischen die Auswahl an Datenraum Anbietern. Unterschiede bestehen unter anderem bei Serverstandort, Sicherheitsarchitektur, Rechteverwaltung, Bedienbarkeit, Vertragsmodell, Support und Preisgestaltung.
dataroomX® verfolgt dabei einen bewusst auf Unternehmen und professionelle Transaktionsprozesse ausgerichteten Ansatz: Die Software wird in Deutschland entwickelt, die Datenräume werden in deutschen Rechenzentren betrieben und mit Funktionen wie detaillierter Rechteverwaltung, Protokollierung, dynamischen Wasserzeichen, geschützter Dokumentenansicht und Q&A-Modul kombiniert. Hinzu kommen transparente Flatrate-Modelle und eine monatliche Kündigungsmöglichkeit.
1. Die Bedeutung von Datenräumen in der heutigen Geschäftswelt
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum – häufig auch Virtual Data Room oder VDR genannt – ist eine geschützte digitale Umgebung zur strukturierten Bereitstellung vertraulicher Informationen.
Anders als bei einer herkömmlichen Dateiablage steht dabei nicht allein das Speichern von Dokumenten im Mittelpunkt. Ein professioneller Datenraum soll zusätzlich kontrollieren, welche Personen auf welche Informationen zugreifen können und was sie mit diesen Dokumenten tun dürfen.
Administratoren können beispielsweise unterschiedlichen Nutzergruppen individuelle Zugriffsrechte zuweisen. Dadurch lassen sich bestimmte Unterlagen ausschließlich ausgewählten Interessenten, Beratern oder Prüfern zugänglich machen. Gerade bei vertraulichen Transaktionen ist diese Kontrolle von besonderer Bedeutung.
Datenräume bei M&A und Due Diligence
Ein klassisches Einsatzgebiet virtueller Datenräume ist die Due Diligence im Rahmen eines Unternehmensverkaufs. Interessenten und deren Berater benötigen Zugriff auf zahlreiche Unterlagen, beispielsweise:
- Jahresabschlüsse und betriebswirtschaftliche Auswertungen
- Gesellschaftsverträge und Beteiligungsstrukturen
- Kunden- und Lieferantenverträge
- Personalinformationen
- Finanzierungsverträge
- Versicherungen
- Schutzrechte und Lizenzen
- steuerliche Unterlagen
- technische Dokumentationen
- Immobilien- und Mietverträge
Dabei sollen jedoch normalerweise nicht sämtliche Beteiligten automatisch sämtliche Dokumente sehen. Ein virtueller Datenraum ermöglicht es, Informationen strukturiert bereitzustellen und Zugriffsrechte gezielt zu vergeben. Gleichzeitig können Aktivitäten dokumentiert und bei Bedarf ausgewertet werden. Damit wird der Datenraum zu einem zentralen Bestandteil des Informationsprozesses einer Transaktion.
2. Was unterscheidet dataroomX® von anderen Datenraum-Anbietern?
Bei einem Datenraum-Vergleich sollte nicht ausschließlich auf eine möglichst lange Funktionsliste geachtet werden. Entscheidender ist, welche Anforderungen im konkreten Projekt bestehen.
Für deutsche Unternehmen können beispielsweise folgende Fragen wichtig sein:
- Wo werden meine Daten gespeichert?
- Welchem Rechtsraum unterliegt der Anbieter?
- Wie detailliert kann ich Zugriffsrechte vergeben?
- Wie werden Zugriffe dokumentiert?
- Welche Möglichkeiten bestehen, Downloads oder die Weitergabe vertraulicher Dokumente einzuschränken?
- Wie transparent sind die Datenraum-Kosten?
- Kann ich den Anbieter bei Fragen persönlich erreichen?
dataroomX® verbindet verschiedene dieser Aspekte in einer Plattform.
Deutscher Anbieter und deutscher Serverstandort
dataroomX® ist eine Lösung der in Deutschland ansässigen rdts® AG. Die Software wird in Deutschland entwickelt und die Datenräume werden auf Servern in deutschen Rechenzentren betrieben.
Die verwendete Rechenzentrumsinfrastruktur von IONOS ist unter anderem ISO-27001-zertifiziert und es ist ein BSI-C5-Testat der Rechenzentrumsinfrastruktur ausgewiesen.
Für Unternehmen, die bei ihrer IT-Strategie Wert auf einen deutschen beziehungsweise europäischen Datenstandort legen, kann dies ein relevantes Auswahlkriterium sein.
Rechteverwaltung bis auf Dokumentenebene
Ein wichtiges Merkmal professioneller Datenräume ist die Möglichkeit, Informationen nicht einfach pauschal freizugeben.
Bei dataroomX® können Zugriffsrechte differenziert vergeben werden. Je nach Konfiguration lässt sich festlegen, welche Nutzer beziehungsweise Nutzergruppen bestimmte Dateien sehen oder verwenden dürfen.
Das ist beispielsweise bei einem strukturierten Bieterprozess relevant: Unterschiedliche Interessenten können auf die für sie freigegebenen Dokumente zugreifen, ohne automatisch Einblick in sämtliche Informationen des Projektes zu erhalten.
Dokumentenschutz über die reine Zugriffskontrolle hinaus
Auch nachdem ein Nutzer grundsätzlich Zugriff auf ein Dokument erhalten hat, können zusätzliche Schutzmechanismen sinnvoll sein.
dataroomX® bietet unter anderem:
- dynamische Wasserzeichen mit Nutzerinformationen, Datum und Uhrzeit,
- eine geschützte Bildschirmansicht für PDF-Dokumente,
- optionale Schutzmechanismen gegen Screenshots beziehungsweise das Fotografieren dargestellter Dokumente,
- differenzierte Download- und Zugriffsrechte sowie
- eine Protokollierung von Aktivitäten.
Solche Funktionen können dazu beitragen, den unkontrollierten Umgang mit vertraulichen Informationen zu erschweren und Vorgänge nachvollziehbarer zu machen. Einen absoluten Schutz gegen jede denkbare Form einer unerlaubten Weitergabe kann naturgemäß keine technische Lösung gewährleisten.
3. Datenraum-Sicherheit: ein entscheidender Faktor
Die Sicherheit eines virtuellen Datenraums besteht nicht aus einer einzelnen Funktion. Vielmehr müssen verschiedene technische und organisatorische Ebenen zusammenspielen.
Sichere Datenübertragung
Die Übertragung zwischen Browser und Datenraum erfolgt bei dataroomX® TLS-verschlüsselt. Dadurch sollen Informationen während der Übertragung vor unbefugtem Mitlesen geschützt werden.
Zugriffskontrolle
Nicht jeder Teilnehmer einer Transaktion benötigt dieselben Informationen. Ein detailliertes Berechtigungskonzept gehört daher zu den wichtigsten Instrumenten eines virtuellen Datenraums.
Besonders sensible Dokumente können einem kleineren Nutzerkreis vorbehalten werden, während allgemeinere Unterlagen für eine größere Gruppe freigegeben werden. Das sogenannte Need-to-know-Prinzip lässt sich damit technisch unterstützen.
Nachvollziehbarkeit
Bei einer Due Diligence kann später von Bedeutung sein, welche Informationen wann zur Verfügung standen und welche Nutzer darauf zugegriffen haben. dataroomX® protokolliert entsprechende Aktivitäten und bietet Administratoren Statistik- und Auswertungsmöglichkeiten.
Ein solcher Audit-Trail kann dazu beitragen, Abläufe innerhalb eines Datenraums nachvollziehbarer zu dokumentieren.
Backups und Infrastruktur
Nach Angaben von dataroomX® gehören tägliche Backups und ein kontinuierliches Sicherheitsmonitoring zur technischen Infrastruktur. Die Rechenzentrumsinfrastruktur ist unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert.
Bei der Auswahl eines Datenraum-Anbieters lohnt es sich deshalb, nicht nur einzelne Softwarefunktionen zu vergleichen, sondern auch die zugrunde liegende Hosting- und Sicherheitsarchitektur zu betrachten.
Bedeutet ein sicherer Datenraum automatisch DSGVO-Konformität?
Nein – diese Unterscheidung ist wichtig.
Ein Datenraum-Anbieter kann technische und organisatorische Voraussetzungen für eine datenschutzgerechte Verarbeitung bereitstellen. Dazu gehören beispielsweise ein geeigneter Serverstandort, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung, Protokollierung sowie vertragliche Regelungen zur Auftragsverarbeitung.
Ob die konkrete Nutzung eines Datenraums DSGVO-konform erfolgt, hängt jedoch auch vom Unternehmen ab, das den Datenraum befüllt und nutzt.
Vor einer Due Diligence sollte deshalb unter anderem geprüft werden:
- Welche personenbezogenen Daten werden bereitgestellt?
- Besteht für deren Verarbeitung und Weitergabe eine Rechtsgrundlage?
- Müssen personenbezogene Informationen geschwärzt oder anonymisiert werden?
- Welche Bieter beziehungsweise Berater benötigen tatsächlich Zugriff?
- Wie lange sollen die Daten verfügbar bleiben?
- Wann müssen Nutzerrechte wieder entzogen werden?
- Welche Lösch- oder Archivierungspflichten bestehen?
Ein technisch sicher konfigurierter Datenraum ist damit ein wichtiger Baustein des Datenschutzes – ersetzt aber nicht die datenschutzrechtliche Prüfung des konkreten Projekts.
4. Preis-Leistungs-Verhältnis: Datenraum-Kosten richtig vergleichen
Wer Datenraum-Anbieter miteinander vergleichen möchte, sollte nicht ausschließlich auf den beworbenen Einstiegspreis achten. Die Preisstrukturen unterscheiden sich teilweise erheblich.
Abgerechnet werden können beispielsweise:
- Anzahl der Nutzer
- Anzahl der Administratoren
- Datenvolumen
- Speicherplatz
- Anzahl hochgeladener Dokumente
- Anzahl der Seiten
- Laufzeit
- Anzahl der Datenräume
- zusätzliche Funktionen
- Supportleistungen
Gerade bei umfangreichen oder dynamisch wachsenden Due-Diligence-Projekten können nutzungsabhängige Abrechnungsmodelle die Kalkulation erschweren.
Flatrate statt Seitenabrechnung
dataroomX® setzt deshalb auf Flatrate-Pakete. Nach der aktuellen Preisstruktur sind Traffic, Seitenaufrufe, Dokumente und Speicherplatz innerhalb der angebotenen Pakete nicht mengenabhängig abgerechnet. Für die Einrichtung wird aktuell keine separate Einrichtungsgebühr ausgewiesen. Die Datenräume können monatlich gekündigt werden.
Damit können Unternehmen die voraussichtlichen Kosten bereits zu Beginn eines Projektes vergleichsweise klar kalkulieren.
Unterschiedliche Pakete für unterschiedliche Anforderungen
dataroomX® bietet verschiedene Modelle für unterschiedliche Nutzungsszenarien. Das Paket single richtet sich beispielsweise an einzelne Datenraum-Projekte mit einer begrenzten Nutzerzahl.
Das Paket multi ermöglicht mehrere Datenräume und sieht eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern und Administratoren je Datenraum vor. Für umfangreichere beziehungsweise dauerhaft angelegte Anforderungen steht zusätzlich das Modell profi zur Verfügung.
Welche Variante wirtschaftlich sinnvoll ist, hängt somit vor allem von Anzahl und Dauer der Projekte sowie von der benötigten Nutzer- und Datenraumstruktur ab. Ein seriöser Datenraum-Kostenvergleich sollte deshalb immer auf Basis eines konkreten Anwendungsszenarios erfolgen.
5. Benutzerfreundlichkeit der Datenraum-Software
Sicherheit ist bei einem virtuellen Datenraum unverzichtbar. Gleichzeitig darf eine hohe Sicherheit nicht dazu führen, dass ein System im Projektalltag unnötig kompliziert wird. Denn an einer Due Diligence arbeiten häufig sehr unterschiedliche Personen:
Geschäftsführer, Mitarbeiter aus Finanz- und Personalabteilungen, Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, M&A-Berater, Investoren und externe Spezialisten. Nicht jeder Beteiligte möchte zunächst eine umfangreiche Schulung absolvieren.
Browserbasierte Nutzung
dataroomX® wird über den Webbrowser genutzt. Eine zusätzliche lokale Softwareinstallation ist für die normale Nutzung nicht erforderlich. Das erleichtert insbesondere die Einbindung externer Beteiligter.
Suche und Strukturierung
Bei großen Datenräumen kann die Anzahl der Dokumente schnell steigen. Neben einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur spielt deshalb die Suchfunktion eine wichtige Rolle. dataroomX® unterstützt unter anderem eine Volltextsuche innerhalb von PDF-Dokumenten.
So sollen Nutzer benötigte Informationen schneller auffinden können, ohne zahlreiche Ordner einzeln durchsuchen zu müssen.
Persönlicher Support
Gerade während laufender Transaktionen können Fragen kurzfristig entstehen. dataroomX® bietet deshalb E-Mail- und Telefon-Support an. Der telefonische Service wird nach den aktuellen Angaben montags bis freitags während der ausgewiesenen Servicezeiten angeboten.
Für Unternehmen, die nicht ausschließlich über Ticketsysteme oder automatisierte Helpcenter kommunizieren möchten, kann eine persönliche Kontaktmöglichkeit ein relevantes Auswahlkriterium sein.
6. Datenraum-Vergleich: Für wen dataroomX® eine passende Wahl sein kann
Welcher Datenraum-Anbieter der richtige ist, lässt sich nicht pauschal beantworten.
Die Anforderungen eines internationalen Großkonzerns können sich erheblich von denen eines mittelständischen Unternehmens, einer Kanzlei, eines Family Offices oder einer Immobiliengesellschaft unterscheiden.
Statt mit pauschalen Superlativen zu arbeiten, empfiehlt sich deshalb ein Vergleich anhand nachvollziehbarer Kriterien.
dataroomX® kann insbesondere für Unternehmen interessant sein, die Wert legen auf:
- einen Anbieter aus Deutschland:
Softwareentwicklung und Unternehmenssitz befinden sich in Deutschland. - Hosting in Deutschland:
Die Datenräume werden in deutschen Rechenzentren betrieben. - kalkulierbare Kosten:
Die angebotenen Tarife basieren auf Flatrate-Modellen statt einer nachträglichen Abrechnung nach Seitenaufrufen oder Datenvolumen. - flexible Vertragslaufzeiten:
Die Datenraum-Pakete sind nach den aktuellen Konditionen monatlich kündbar. - detaillierte Berechtigungen:
Zugriffsrechte können bis auf Datei-Ebene gesteuert werden. - Funktionen für vertrauliche Transaktionen:
Dazu zählen unter anderem Wasserzeichen, geschützte PDF-Ansichten, Aktivitätsprotokollierung und – abhängig vom Paket – ein Q&A-Modul. - persönliche Erreichbarkeit:
Neben der Software stellt dataroomX® Telefon- und E-Mail-Support zur Verfügung.
Externe Auszeichnungen als zusätzlicher Orientierungspunkt
Neben technischen und wirtschaftlichen Kriterien können unabhängige Untersuchungen eine zusätzliche Orientierung bei der Auswahl von Unternehmenssoftware geben.
dataroomX® wurde in der CHIP-Untersuchung „Leading Software – Vergleich der populärsten Business-Software“ in der Kategorie „virtuelle Datenräume“ ausgezeichnet. Für 2025 wurde die Gesamtwertung „Herausragend“ ausgewiesen; 2024 erhielt dataroomX® in der Preis-Leistungswertung die Auszeichnung „Bestes Preis-Leistungsverhältnis“. dataroomX® veröffentlicht hierzu einen Transparenz- und Fundstellenhinweis mit Angaben zur Methodik, zum untersuchten Teilnehmerfeld und zu den Bewertungskriterien.
Eine solche Auszeichnung ersetzt jedoch ebenfalls nicht den individuellen Produktvergleich: Entscheidend bleibt, welche Anforderungen ein Unternehmen an seinen konkreten Datenraum stellt.
7. Die Zukunft der virtuellen Datenräume
Virtuelle Datenräume entwickeln sich zunehmend von reinen Dokumentenablagen zu spezialisierten digitalen Arbeitsumgebungen für vertrauliche Geschäftsprozesse. Dabei zeichnen sich mehrere Entwicklungsrichtungen ab.
Automatisierung und künstliche Intelligenz
Bei umfangreichen Transaktionen müssen teilweise tausende Dokumente kategorisiert, durchsucht und geprüft werden.
KI-basierte Verfahren können künftig noch stärker dabei unterstützen, Dokumente automatisch zu klassifizieren, relevante Informationen zu identifizieren oder wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren.
Gerade bei sensiblen Daten stellt sich dabei allerdings nicht nur die Frage, was technisch möglich ist, sondern auch, wo und wie Informationen verarbeitet werden.
Datenschutz, Datenhoheit und Transparenz der eingesetzten KI-Systeme dürften deshalb zu wichtigen Kriterien künftiger Datenraum-Lösungen werden.
Intelligente Suche
Auch die Suche innerhalb großer Dokumentenmengen entwickelt sich weiter. Klassische Volltextsuchen werden zunehmend durch semantische Verfahren ergänzt, mit denen Informationen nicht mehr ausschließlich über exakt eingegebene Suchbegriffe gefunden werden.
Bei Due-Diligence-Prüfungen könnte dies beispielsweise dabei helfen, bestimmte Vertragsklauseln, Fristen oder Risiken schneller zu identifizieren.
Mehr Automatisierung im Transaktionsprozess
Auch der eigentliche Workflow eines Datenraums bietet Automatisierungspotenzial.
Denkbar sind unter anderem:
- automatisierte Dokumentenklassifizierung,
- intelligente Checklisten,
- automatische Vollständigkeitsprüfungen,
- Unterstützung bei Schwärzungen,
- strukturierte Q&A-Prozesse,
- automatische Benachrichtigungen,
- Anomalieerkennung bei Zugriffen sowie
- erweiterte Analysefunktionen.
Der virtuelle Datenraum entwickelt sich damit perspektivisch von einer geschützten Dateiablage immer stärker zu einer digitalen Arbeitsplattform rund um Transaktionen und vertrauliche Unternehmensinformationen.
Sicherheit bleibt die Grundlage
Je intelligenter Datenräume werden, desto wichtiger bleibt gleichzeitig ihre ursprüngliche Aufgabe: sensible Informationen kontrolliert und nachvollziehbar bereitzustellen.
Neue Komfort- und KI-Funktionen müssen deshalb mit Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und Datenhoheit in Einklang gebracht werden.
Für Unternehmen wird es künftig noch wichtiger sein, bei der Auswahl eines Datenraum-Anbieters nicht nur einzelne Features zu vergleichen, sondern die gesamte technische und organisatorische Architektur zu betrachten.
8. FAQ – häufige Fragen zu dataroomX® und virtuellen Datenräumen
Was ist ein virtueller Datenraum?
Ein virtueller Datenraum ist eine geschützte digitale Umgebung zur strukturierten Bereitstellung vertraulicher Dokumente. Er wird insbesondere bei Due-Diligence-Prüfungen, Unternehmenskäufen und -verkäufen, Immobilienprojekten, Finanzierungen und anderen vertraulichen Geschäftsprozessen eingesetzt.
Was unterscheidet einen Datenraum von einer normalen Cloud?
Eine klassische Cloud-Dateiablage konzentriert sich vor allem auf Speicherung, Synchronisierung und Zusammenarbeit.
Virtuelle Datenräume sind dagegen speziell für die kontrollierte Bereitstellung vertraulicher Informationen konzipiert. Typische Funktionen sind detaillierte Zugriffsrechte, Protokollierung, Downloadbeschränkungen, Wasserzeichen, geschützte Dokumentenansichten und spezielle Funktionen für Due-Diligence-Prozesse.
Wo werden die Daten von dataroomX® gespeichert?
dataroomX® betreibt seine Datenräume in deutschen Rechenzentren. Die auf der Website ausgewiesene Rechenzentrumsinfrastruktur verfügt unter anderem über eine ISO-27001-Zertifizierung.
Welche Sicherheitsfunktionen bietet dataroomX®?
Zu den von dataroomX® angebotenen Funktionen gehören unter anderem differenzierte Zugriffsrechte, TLS-verschlüsselte Datenübertragung, dynamische Wasserzeichen, geschützte PDF-Ansichten, Aktivitätsprotokollierung, tägliche Backups und Sicherheitsmonitoring. Welche Funktionen konkret zur Verfügung stehen, kann vom jeweiligen Paket beziehungsweise der Konfiguration abhängen.
Wie viel kostet ein dataroomX®-Datenraum?
Die Preise richten sich nach dem gewählten Paket. dataroomX® arbeitet mit transparent ausgewiesenen Flatrate-Modellen. Traffic, Seitenaufrufe, Dokumente und Speicherplatz werden nach der aktuellen Preisstruktur nicht verbrauchsabhängig abgerechnet. Die jeweils aktuellen Preise sollten direkt der Preisliste entnommen werden.
Ist dataroomX® monatlich kündbar?
Ja. Die regulären Datenraum-Pakete werden aktuell mit monatlicher Kündigungsmöglichkeit angeboten. (
Für welche Unternehmen eignet sich dataroomX®?
dataroomX® richtet sich insbesondere an Unternehmen und professionelle Beteiligte, die vertrauliche Informationen kontrolliert mit externen Parteien austauschen müssen – beispielsweise im Rahmen von M&A, Due Diligence, Immobilientransaktionen, Finanzierungen oder vergleichbaren Projekten.
Ob dataroomX® für ein konkretes Vorhaben geeignet ist, hängt dabei von den jeweiligen Anforderungen an Nutzerzahl, Funktionen, Sicherheitskonzept und Projektstruktur ab.
Beim Datenraum-Vergleich zählen nachvollziehbare Kriterien
Die Auswahl eines virtuellen Datenraums sollte nicht allein von einem einzelnen Feature oder dem niedrigsten Einstiegspreis abhängen. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus Sicherheit, Serverstandort, Rechteverwaltung, Bedienbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Kostenstruktur und Support.
dataroomX® setzt dabei auf einen deutschen Unternehmens- und Serverstandort, spezialisierte Funktionen für vertrauliche Transaktionen, transparente Flatrate-Modelle und persönliche Erreichbarkeit. Welcher Datenraum im individuellen Fall die richtige Lösung ist, sollte jedoch anhand der konkreten Anforderungen des jeweiligen Projektes entschieden werden.
Genau hier liegt der Sinn eines seriösen Datenraum-Vergleichs: nicht pauschal den „besten Datenraum“ zu versprechen, sondern nachvollziehbar zu zeigen, welche Lösung zu den jeweiligen Anforderungen passt.
